Especialista da Certsys cita benefícios do uso de workflow digital para auxiliar nos processos da área de recursos humanos no dia a dia
Atualmente, a transformação digital e o uso de meios da tecnologia estão presentes em todo o processo de uma empresa. Dentro da área de recursos humanos não poderia ser diferente, já que para cada admissão e demissão necessita-se de coleta de informações, como dados pessoais e documentações para confeccionar o contrato, e formalizar a demanda. Esse tempo poderia ser destinado a outras tarefas, possivelmente para melhorias no clima e cultura organizacional, se toda essa parte da operação fosse automatizada.
Marco Villa, Solution Engineer da Certsys, comenta que o uso de digital workflow é transferir esse processo, que muitas vezes acontece através de papéis e e-mails, para uma digitalização de processo, otimizando todo o fluxo. Pensando nisso, o especialista explica quatro benefícios do uso da ferramenta para o RH:
- Economia de tempo - Organizar as tarefas e automatizar as etapas repetitivas, permitindo que a equipe tenha mais tempo para se concentrar em atividades estratégicas;
- Redução de riscos – Tirando o uso de planilhas e solicitações por e-mail, a empresa reduz os erros;
- Mensuração de resultados – O digital workflow permite o registro das atividades da equipe, sendo possível criar metas e alertas;
- Decisões inteligentes – O acesso aos dados permite uma análise de tudo o que é feito pela equipe, identificando possíveis erros ou mudanças que podem ser aplicadas. Com isso, pode-se tomar decisões mais rápidas e eficazes.
O sistema completo engloba o processo como um todo, desde a coleta de documentos, confecção e envio de contratos, finalização e cobrança de assinaturas até a revogação de acessos, onboarding de funcionários, gestão de documentos, trilha de skills, podendo anexar novos cursos para uma possível nova vaga e promover funcionários habilitados. Além de funcionalidades do dia a dia, que permitem que o próprio funcionário possa solicitar férias ou enviar atestados médicos.
“A automação dos processos auxilia na tomada de decisão mais precisa, já que tem o histórico de cada pessoa do time em um só local. Lógico, assim otimiza o tempo para outras atividades estratégicas para melhoria tanto da equipe quanto da empresa como um todo”, afirma Heloisa Ramos, Chief Human Resources Officer da Certsys.
Uma outra maneira de realizar a digitalização de workflows e automação bastante utilizada ultimamente são os assistentes virtuais corporativos para processos internos, ou seja, o funcionário entra em contato com esse assistente virtual e pode solicitar alteração de dados, informações, férias, entre outras funções já pré-estabelecidas. Isso tudo com inteligência artificial e automação, sem precisar de recursos humanos.
“Podemos combinar diversas tecnologias para alavancar a digitalização dentro das organizações. Ilustrando um cenário de um chatbot que está fazendo o atendimento a um funcionário da empresa solicitando alteração de endereço, podemos conectá-lo com uma ferramenta de Captura de Documentos (OCR) para extrair as informações e fazer uma chamada para que o RPA pegue as informações coletadas e as transcreva dentro de outros sistemas que são digitalizados chamados de workflows, dessa forma finalizamos a esteira de digitalização e automação. Após todos os inputs conseguimos gerar KPIs e alinhar aos objetivos da organização aplicando gestão e governança”, comenta Marco Villa.
Sobre a Certsys
A transformação digital deve ser contínua e baseada em pessoas para gerar resultados efetivos aos negócios. Essa é a premissa da Certsys, que há 15 anos atua como consultora e parceira de estratégia de negócios digitais de grandes empresas dos setores financeiro, governamental, securitário, varejista, industrial, entre outros. Para apoiar na evolução dos negócios das companhias, oferece um portfólio com soluções de parceiros internacionais, além de criações customizadas desenvolvidas por seu laboratório de inovação nas áreas de Cloud, DevOps & Plataform, Data & Analytics, Hyperautomation & CX, Data Protection & Compliance, Digital Squads & Products. A Certsys atualmente emprega mais de 600 profissionais.
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Sing Comunicação de Resultados
23/05/2022
